1. Objeto y destinatarios
MONyCA es un servicio en la nube para que las empresas registren la jornada de su plantilla y gestionen la documentación laboral asociada. Lo presta Inforponiente Servicios Informáticos (en estas condiciones, «el titular»).
El servicio se dirige exclusivamente a empresas y profesionales que lo contratan para su actividad empresarial o profesional. No se ofrece a consumidores, por lo que no resulta aplicable el derecho de desistimiento previsto en la normativa de consumo.
2. Acceso y cuentas
El acceso se realiza mediante credenciales personales e intransferibles facilitadas por el administrador de cada empresa. Cada persona es responsable de la custodia de su contraseña y de toda la actividad realizada con su cuenta.
Está prohibido compartir credenciales, ceder el acceso a terceros o fichar en nombre de otra persona. El registro de jornada tiene valor probatorio y su falseamiento puede tener consecuencias laborales y legales.
El administrador de la empresa puede crear, suspender y dar de baja cuentas, así como restablecer contraseñas. El restablecimiento cierra las sesiones abiertas de esa persona.
3. Uso admitido
La aplicación debe usarse exclusivamente para las finalidades laborales para las que se ha contratado. No está permitido intentar acceder a datos de otras empresas o de otras personas, alterar registros ajenos, realizar ingeniería inversa, ni emplear medios automatizados para extraer información de forma masiva.
El titular puede suspender el acceso de forma inmediata ante un uso que comprometa la seguridad, la integridad de los registros o los derechos de terceros.
4. Registro de jornada
El registro de jornada responde a la obligación del artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducida por el Real Decreto-ley 8/2019. La empresa debe conservar los registros durante cuatro años y mantenerlos a disposición de las personas trabajadoras, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
Cuando una jornada queda sin fichaje de salida, el sistema puede cerrarla automáticamente tomando como referencia la hora de fin del horario asignado a esa persona o, en su defecto, el turno de empresa. Estos cierres se marcan como automáticos, quedan registrados en la auditoría y son revisables y corregibles por el administrador.
Cualquier persona puede comunicar una incidencia sobre sus fichajes desde la propia aplicación para que el administrador la revise.
5. Documentación
La empresa puede subir documentación laboral a la ficha de cada persona. Cada documento puede marcarse como visible para la persona trabajadora o como documentación interna de administración.
La empresa es responsable de decidir qué documentación entrega y cuándo, conforme a sus obligaciones laborales. La aplicación se limita a ejecutar esa decisión.
6. Disponibilidad y copias de seguridad
Se realizan copias de seguridad automáticas diarias de la base de datos de cada empresa. Las copias se conservan en el servidor y se replican en un almacenamiento externo.
La existencia de copias de seguridad no exime a la empresa de sus propias obligaciones de conservación de la documentación laboral.
7. Precio y facturación
La cuota de MONyCA es mensual: 30 € para equipos de hasta cinco personas, contando al administrador, y 15 € más por cada bloque de tres personas adicionales o fracción. Cuentan las personas con acceso activo o invitado a la empresa, y no hay límite de personas.
Todos los importes se expresan sin IVA, que se añade al tipo vigente en cada momento.
La cuota sigue sola a la plantilla real: cuando la empresa da de alta o de baja a una persona y eso cambia el número de bloques, la diferencia se prorratea y se refleja en el siguiente cobro.
El titular puede actualizar los precios comunicándolo a la empresa con antelación suficiente. Los cambios no afectan a los periodos ya pagados, y la empresa puede darse de baja antes de que se apliquen.
La factura de cada cuota la emite el titular y se envía a la dirección de correo de la empresa, se pague con tarjeta o por transferencia. Los justificantes que genera el proveedor de pagos o la entidad bancaria acreditan el cobro, pero no sustituyen a la factura.
8. Prueba gratuita, renovación y baja
Toda empresa empieza con un periodo de prueba gratuito de 30 días naturales, contados desde su alta. Durante la prueba dispone de todas las funciones de la aplicación y no necesita facilitar ningún medio de pago.
Para seguir usando MONyCA al terminar la prueba, el administrador de la empresa añade un medio de pago desde la propia aplicación o mediante el enlace de pago que le facilite el titular, o bien acuerda con el titular el pago por transferencia bancaria (apartado 9). Añadir una tarjeta durante la prueba no adelanta ningún cobro: el primero se realiza al terminar la prueba.
A partir de entonces, si se paga con tarjeta, la suscripción se renueva automáticamente por periodos mensuales, y la cuota de cada mes se cobra por adelantado. Si se paga por transferencia, no hay renovación automática: cada pago cubre el periodo acordado y, al terminar, la empresa debe abonar el siguiente para seguir usando el servicio.
No hay permanencia mínima. La empresa puede darse de baja en cualquier momento desde la aplicación (Mi perfil → Facturación → Gestionar suscripción) o escribiendo a info@monyca.net. La baja surte efecto al final del periodo mensual ya pagado: hasta entonces se mantiene el acceso, y no se reembolsa la parte proporcional del mes en curso.
Si la prueba termina sin que se haya añadido un medio de pago, se aplica el apartado 10. Cuando la baja surte efecto, el servicio termina y se aplica el apartado 11.
9. Formas de pago: tarjeta a través de Stripe y transferencia bancaria
Los cobros con tarjeta se procesan a través de Stripe Payments Europe, Limited, entidad de dinero electrónico autorizada y supervisada por el Banco Central de Irlanda.
Los datos del medio de pago los introduce la empresa directamente en las páginas seguras de Stripe. El titular no los recibe, no los ve y no los almacena en ningún momento. Stripe está certificado conforme a la norma de seguridad de la industria de tarjetas de pago (PCI DSS).
Al pagar, la empresa acepta también las condiciones de Stripe aplicables al servicio de pago. Stripe trata determinados datos como responsable propio —por ejemplo, para prevenir el fraude y cumplir sus obligaciones normativas—, conforme a su propia política de privacidad.
El titular no responde de las interrupciones, errores o demoras imputables a Stripe o a la entidad emisora del medio de pago, sin perjuicio de colaborar con la empresa para resolverlos.
Si un cobro es rechazado, Stripe puede reintentarlo en los días siguientes. La devolución injustificada de un cargo ya cobrado (contracargo) tiene la misma consideración que un impago.
Transferencia bancaria: a solicitud de la empresa, o cuando el titular lo ofrezca, la cuota puede pagarse por transferencia. El titular envía entonces al administrador de la empresa, dentro de la aplicación y por correo electrónico, un aviso con el importe, el concepto y el IBAN de la cuenta en la que debe ingresarse. Solo el titular puede generar ese aviso; la empresa no puede modificarlo.
La empresa debe hacer la transferencia por el importe indicado y con el concepto que figura en el aviso, para poder identificarla. Los gastos o comisiones de su entidad bancaria corren de su cuenta, de modo que el titular reciba el importe íntegro.
Cuando el titular confirma que ha recibido el ingreso, el aviso desaparece y se da por pagado el periodo acordado —uno, tres o doce meses—, que se cuenta desde el final del periodo ya pagado o de la prueba gratuita, si aún están en curso, y en otro caso desde esa confirmación. La factura correspondiente se envía a la dirección de correo de la empresa.
El pago por transferencia es una opción que ofrece el titular y puede retirarla para pagos futuros, sin afectar a los periodos ya pagados. MONyCA no recibe ni guarda los datos bancarios de la empresa: solo consta el importe, el concepto y la fecha de cada solicitud y de su cobro.
10. Vencimientos, impago y suspensión
Siete días antes de cada vencimiento —el final de la prueba gratuita o cada renovación mensual—, el titular avisa por correo electrónico al administrador de la empresa.
Si en la fecha de vencimiento la empresa no ha facilitado un medio de pago, el cobro no ha podido realizarse o, en el pago por transferencia, no se ha recibido el ingreso, el titular podrá suspender el servicio por falta de pago. La suspensión se comunica por correo electrónico al administrador en el momento en que se aplica.
Mientras dure la suspensión, ninguna persona de la empresa —administrador incluido— puede usar la aplicación, salvo el administrador para regularizar el pago. Los datos se conservan íntegros, y la suspensión no exime del pago de las cuotas devengadas.
Una vez regularizado el pago, el titular restablece el servicio y lo comunica al administrador.
Si el impago persiste transcurridos 30 días naturales desde la suspensión, el titular podrá resolver el contrato. En ese caso se aplica el apartado 11.
Durante la suspensión, la empresa sigue obligada a registrar la jornada de su plantilla por otros medios y, en todo caso, a conservar su propia copia del registro durante cuatro años (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
11. Fin del servicio, cambio de proveedor y portabilidad de los datos
Conforme al Reglamento (UE) 2023/2854 (Reglamento de Datos), la empresa puede en cualquier momento exportar sus datos, o cambiar a otro proveedor o a sus propios sistemas. Basta con comunicarlo por escrito o con darse de baja; no se exige un preaviso superior al periodo mensual en curso.
A petición de la empresa, durante el cambio el titular mantiene el servicio en las mismas condiciones durante un periodo de transición de hasta 30 días naturales, y le presta la asistencia razonable para completarlo.
Datos exportables: el registro de jornada (fichajes), los horarios y turnos, las ausencias y vacaciones, las incidencias, los datos de la plantilla, los certificados emitidos, el registro de auditoría y la documentación archivada. Se entregan en formatos estructurados y de uso común (CSV y JSON), y los documentos, en el formato en que se subieron. La exportación y el cambio de proveedor no tienen coste.
Cuando el servicio termina —por baja de la empresa o por resolución del contrato por impago—, la empresa dispone de un plazo de 30 días naturales para recuperar sus datos. Transcurrido ese plazo, la base de datos de la empresa y toda la información asociada se eliminan de forma irreversible; las copias de seguridad se borran al cumplirse su ciclo de conservación.
Nada de lo anterior limita el derecho de la empresa a solicitar, mientras el servicio esté activo, una exportación completa de sus datos sin necesidad de darse de baja.
La empresa sigue siendo responsable de conservar su propia copia del registro de jornada durante cuatro años (artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores).
12. Modificación de las condiciones
El titular puede actualizar estas condiciones para adaptarlas a cambios normativos o funcionales. Las versiones relevantes se comunican dentro de la aplicación y puede requerirse una nueva aceptación expresa antes de continuar usándola.